G Suiteはデータを国外データセンターに保管しますが、Office365は東京・大阪の2箇所のデータセンターのみで稼動できます。 データが国内のみに保存されるという点でOffice365は安全と言えますが、東京・大阪のデータセンターが同時にダメージを受けた場合、データ消失の危険性があります。
日本だけでなく、世界中にデータを分散することは、「データの安全性」を高めます。２．メールの添付ファイルをGmailで自動的にウィルススキャンウィルス スキャンの対象は 64 MB 未満のファイルのみです。これより大きいファイルについては、スキャンできない旨の警告が表示されます。これらのデータは通常、自社のPCで何重ものバックアップが取られています。また、G Suiteで提供されるサービスも、中小企業・大企業問わず平等です。（料金プランによってのみ、サービス内容が異なります）企業によっては、ツールとしての魅力は感じていても、セキュリティ面が気になるためクラウドサービスへの導入に踏み切れない方も多いと思います。G Suiteではこの点がどうなのかは不明ですが、上記のG Suiteの説明では「データ所有権は顧客に帰属する」とあるため、無料版とはデータの取り扱い方法が異なっていると思われます。お客様のデータは G Suite のサービスの提供のほか、システム サポート（迷惑メールの自動振り分け、ウィルス検出、スペルチェック、キャパシティ プランニング、トラフィック ルーティング、個人アカウント内でのメールやファイルの検索機能など）のために使用させていただきます。このうち、もっとも定番なのは「G Suite Business」です。大企業でも大抵は、G Suite Businessを導入しているようです。また、G Suite に広告が表示されることはなく、Google が広告を目的に G Suite のサービスからデータを収集したり、利用することも一切ありません。また、複数のデータセンターに分散してバックアップが取られているため、地震や火災などによるデータ消失リスクはありません。Google版のワード・エクセル・パワポのオフライン利用も、一時的な措置としては使えるものの、オフラインで本格的に使うには心もとないです。もちろん、２段階認証の導入など、通常のログイン時に必要なセキュリティ対策も完備しています。お客様のデータは Google ではなくお客様に帰属するものであり、Google がお客様のデータを第三者に販売することはありません。Google では物理的なセキュリティ モデルとしてカスタムの電子アクセスカードを利用しているだけでなく、施設の外周をフェンスで囲ったうえで金属探知機を導入しています。自社のPCでデータを管理している企業の場合、「社員がデータを不正に持ち出す」という問題に対処できていないことも多いのではないでしょうか。G Suiteのクラウドストレージ「Googleドライブ」などにこれらの重要なファイルを保管した場合、Googleのデータセンターのトラブルによってデータが消えてしまうリスクが考えられます。しかし、少なくとも自社のPCでデータを管理するよりも、グーグルのクラウドに預けた方がデータが消えてしまうリスクは低いと考えられます。社員の数が少ない小規模企業だからといって、費用面で不利になることはありません。G Suiteはクラウド型のグループウェアとして個人事業から大企業まで幅広く浸透し、ここ数年で利用者数は爆発的に増えました。Googleドライブでも同様に、精度の高いウィルススキャン機能が搭載されています。ウィルスが検出された場合、ユーザーは感染したファイルを Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドに変換することはできず、これらの操作を行おうとすると警告が表示されます。例えば、社外へのファイル共有が極端に多くなっていないか、スパムと判断された不正なメールがどれくらい届いているのか、といった状況が確認できます。クラウド上のオンラインストレージは容量が少ないという認識も、昨今ではなくなってきています。以前からGoogleは「クラウド」に力を入れており、Google版のエクセル・ワード・パワーポイントはいずれも、ブラウザ上で操作できます。それくらい、最近のフィッシングメールは巧妙で、人間の目では見破りにくくなっているからです。クラウドでのデータ保管は、データ消失リスクが100％ないとは言い切れません。G Suiteでは、自社でファイルサーバーを立てるよりも安全に、無制限のファイル保管が可能です。ファイルサイズの大きい動画や画像などのデータも、制限を気にする必要なくクラウド上に保存できます。グーグルの人工知能によってスパムと判断されたメールは、自動的に迷惑メールフォルダに移されます。ビジネスで蓄積してきたノウハウや顧客データは、企業にとって生命線と言えるほど大切なものです。この記事では、G Suiteの安全性と懸念点について詳しく解説します。ネットの情報を見ていると、無料版のGoogleドライブでは、「ポルノ画像」のようなグーグルのポリシーに違反するものをアップした場合、ファイルが凍結されるといった口コミを目にします。また、顧客データはすべて私たちに帰属し、グーグルがそれを所有・売却することはないとも明示しています。特定の人に対してだけ提供できるセキュリティの高い環境で、ダウンロードURLを発行できます。Google ドライブでは、ファイルのダウンロード前や共有前に、そのファイルに対してウィルス スキャンを実行します。お客様がデータを削除した場合、Google は 180 日以内にシステムからデータを削除することを保証します。G Suiteでは少額の費用を支払うだけで、世界トップクラスのセキュリティを持つアプリケーション、そしてクラウドストレージを利用できます。これだけの強固なセキュリティは、IT世界大手のグーグルだからこそ実現できるものです。社内のファイル管理、データ活用といったあらゆるIT業務をG Suiteに乗せていくことで、社内で生じる不正への対策も実現できます。Gmail では、メールを送信する前にも添付ファイルのウィルス チェックが行われます。３．添付ファイルをGoogleドライブで開くことで、Googleドライブでもウィルススキャンできる私の会社でも最近は、「動画によるマニュアル」を増やしており、「よりわかりやすい社員教育」を実現しています。１．Gmailで受信したメールは自動的に「スパムフィルタ」でチェックされる最も、モバイルインターネットがこれだけ普及した現代では、オフライン状態で使う時間の方が少ないと思います。データが国内のみに保存されるという点でOffice365は安全と言えますが、東京・大阪のデータセンターが同時にダメージを受けた場合、データ消失の危険性があります。社員が証拠隠滅のためにファイルを削除しても、Google Vaultではそれらをしっかりと保持し、ファイルを削除したというアクティビティも記録されます。G Suite自体に問題がなくても、社員が不正を行うなど、内部の問題によって情報が流出してしまうリスクも考えられます。無線LANのない環境では、エクセル形式に変換して編集作業を行うといった使い方も可能です。しかし、グーグルの大規模データセンターでは、（ハッカーならともかく）強盗が侵入する可能性は考えられません。IT企業大手のグーグルは、これまでデータ消失の問題を引き起こしたことは一度もありません。G Suiteでは「Google Admin」というセキュリティーセンターで、社員のアカウントや現在の稼動状況を一元的に監視できる仕組みが整っています。よって、原則として利用するためには「インターネットへの接続環境」が必要です。オンライストレージ「Googleドライブ」やメール添付などに、ウィルスの混入しているファイルがアップロードされる可能性も考えられます。これらのデータは、「法的監査目的で保持・管理」でき、万が一社員の不正が明るみになった場合の訴訟対策として活用できます。自社でデータを保管する場合、地震・火災といった自然災害や、強盗などの物理的な問題によって、データ消失のリスクがあります。クラウド上に預けたデータが、ハッカーの侵入などによって流出してしまう危険性を心配する方も多いです。ビジネス版のG Suiteには広告が掲載されないため、広告からデータが収集されるといった心配もありません。ここ数年、グーグルでは「機械学習（いわゆる人工知能）」を積極的に取り入れています。国内では、ANAや富士フイルム、ソフトバンク、ファーストリテイリング（ユニクロ）、森ビル、ぐるなび、三井ホーム、キューピーなど、名だたる企業がG Suiteを導入しています。削除したデータは180日以内にグーグル内部からも完全に消去され、もし他社サービスや自社での管理に戻したい場合は、「移行ツール」を提供するとしています。Gmailでは、添付ファイルのサイズは最大25MBまでに制限されていますが、それよりも大きなファイルはGoogleドライブで「共有リンク」を発行することで受け渡しできます。このように考える企業は、マイクロソフトが提供するクラウドサービス「Office365」がおすすめです。しかし、Gmailのスパムフィルタは、このようなメールを見破り「迷惑メール」と判断してくれます。ただし、データリージョンは現在、グローバル（指定なし）、アメリカ、ヨーロッパのエリア単位での指定にとどまります。不正なソフトウェアによる攻撃を防ぐため、Google ではユーザーが添付ファイルをダウンロードする前に、複数のエンジンで自動的にウィルス スキャンを行っています。もちろん、社内のポリシーに従って、これらのデータを一定期間（例えば３年など）で自動削除する設定もできますし、特にポリシーがなければ、永久的に保管し続けることも可能です。G Suiteのようなクラウドサービスは、利用料金が高いのではないかと心配する企業も多いと思います。エクセルやワードファイルにウィルスが紛れ込んでいても、Googleドライブ上でファイルを展開すれば安全です。こうしてスキャンを行うことで Gmail を利用するすべてのユーザーを保護し、ウィルスの拡散を防ぐことができます。G Suite のお客様のデータはディスク上で暗号化されるだけでなく、バックアップ メディアへの保存時のほか、インターネット上やデータセンター間での移動時にも暗号化されます。さらに、お客様の管理者が Google のサービスの使用を停止する場合、データを簡単に取り出すことができるツールを提供します。しかし、グーグルではこうしたアプリケーションにもウィルススキャンの機能を導入しており、情報の漏洩を未然に防いでくれます。また、グーグルのデータセンターは外部からの物理的な攻撃を以下のように防いでいます。データの取得もG Suiteのサービスを提供する上で必要なものにとどめられます。G Suiteのアプリケーションはすべて、ブラウザで動作します。（iPhoneやAndroidなどのモバイルアプリも提供されています）例えば、自社の取引先になりすましたり、大企業からのメールになりすまして、不正なURLをメール本文に埋め込んで送信してくるケースなどです。G Suiteはデータを国外データセンターに保管しますが、Office365は東京・大阪の２箇所のデータセンターのみで稼動できます。生体認証やレーザーを利用した侵入検出機能など、最先端のツールも活用しており、攻撃者による物理的な侵害を「ミッション インポッシブル（不可能）」なシナリオにしています。Google が広告を目的に G Suite サービス内のユーザーデータを収集、スキャン、使用したり、G Suite に広告を表示したりすることはありません。また、Googleで作成したデータは、マイクロソフトのエクセル・ワード・パワポ形式のファイルに変換してダウンロードできます。しかし、企業によっては無線LANのない環境で、Google版のワード・エクセル・パワポを作成したり、閲覧するシーンが多いかもしれません。G Suiteでも、Business以上のプランでは、データ保管先（データリージョン）の選択が可能です。Google では堅牢な機械学習の機能を不審なログインの検出に役立てています。不審なログインが検出されると管理者に通知が届くため、管理者はアカウントの保護に向けて対処できますただし、ウィルス検出機能やメールの検索機能など、G Suiteのサービスを提供する上で、通常利用しうる範囲でのデータ利用は行うと明示しています。