テレワークの導入には就業規則やツールの整備など多くの事前準備が必要となり、その準備が不十分であると様々な不都合が生じてしまう恐れがあります。今回は、これからテレワークを導入しようという企業に向けて、社内ル All Rights Reserved.技術的なセキュリティ対策として、ウイルス感染や不正アクセスがされにくいネットワークを用意することは必要不可欠です。全体方針を決定するためにまず行うことが、テレワーク導入目的の明確化です。セキュリティ対策は、テレワーク勤務の環境と連動して考える必要があります。会社の外で社内の情報が見られるようにするのですから、セキュリティ対策はきちんと検討しなければなりません。テレワークとは、国や政府が推進している働き方改革の柱の１つです。厚生労働省や総務省は、テレワークの導入マニュアルを公開したり導入を促進する助成金を設けるなどで、テレワーク導入を推奨して強化しようとしています。会社貸与のPCを施錠管理できる棚があるか、執務中に不特定多数の人にPCの画面を覗かれないかなどのセキュリティの確認は、非常に重要です。テレワークは、多様な働き方をサポートすることで新規人材を獲得しやすくなるだけでなく、既存の従業員の生産性向上も図れます。テレワークを導入するメリットは多く効果が出るのも早いため、今後さらなるテレワークの導入拡大が期待されています。enジャパンの調査によると、テレワークを知っている労働者は40%と、労働者の過半数がテレワークを知らないのが現状です。テレワークの導入・運用をスムーズに行うためには、テレワーク導入の目的と基本方針を定め、会社全体でテレワークを推進し、全体的な方針を定めることが大切です。情報を扱う業務に対しては、情報セキュリティに関する基本方針や行動指針などを定めた、組織として統一のとれたルールが必要です。テレワークのシステムには、テレワーク利用者のPCを会社の端末にネット上で接続する、会社の端末をそのまま持ち帰り使うなど、様々な方法があります。テレワーク勤務の環境を構築するには、コストの検討だけでなくシステムの導入にかかる関係部門の業務の調整や、システム導入完了までにかかる期間などを確認し、導入スケジュールを作成しなければなりません。従業員だけでなく会社にとってもプラスが大きいテレワークの導入に向けて、導入には時間がかかることを見越し、早い段階から取り組まれてみてはいかがでしょうか。テレワークの対象者の選定には、関係者の理解を得られるよう、明確な基準を設けることが大切です。対象者の基準については、実施に条件を設けることで、テレワーク推進がしやすくなります。テレワーク利用者が円滑に業務を進めるためには、労務管理ツールやWeb会議システムなどのコミュニケーションツールを導入して、オフィス勤務者との仕事が円滑にできる環境を作る必要があります。テレワークとは？導入のプロセスと必要な対策とは テレワークとは、国や政府が推進している働き方改革の柱の１つです。厚生労働省や総務省は、テレワークの導入マニュアルを公開したり導入を促進する助成金を設けるなどで、テレワーク導...テレワーク導入時に現行のシステムをまま引き継げるのか、新たに開発する必要があるのかによっても、工数や期間が変わります。テレワーク導入の準備や導入後の運用をスムーズに行うために、経営企画部門や人事・総務部門、情報システム部門など、テレワーク推進に関わる社内制度や施策を担当する部門が中心となり、会社全体でテレワークを推進する体制を構築します。テレワークを実施している企業に対するHRプロの調査では「生産性向上/業務効率向上」「ワークライフバランス」「仕事と育児の両立」などが、テレワーク実施の目的として挙げられています。 るテレワークモデルの実証」を踏まえて、各企業の導入・普及を推進するために必要な知識 やプロセス、留意点を盛り込んでいます。 テレワークの普及・推進のために、幅広くご活用いただき、自社の取組みに役立てていた だけましたら幸甚です。 自社専用の社内ネットワークが利用できるスポットオフィスや専用サテライトオフィス、数社が共同で使用する共同サテライト、レンタルオフィスなどを利用する企業もあります。施設をつくる場合、都市企業は郊外に、地方企業は都心部に置くとよいでしょう。実際に使用するシステムやツールなどに合わせた研修や説明会を開催します。テレワークそのものを知ってもらう、という観点から、実際にテレワークを行う本人（テレワーカー）だけでなく、その上司（マネージャー）や同僚にも教育研修を行いましょう。もちろん、実施⇒評価⇒改善のサイクルは試行段階だけでなく、本格的な導入の後も継続的に行っていく必要があります。従業員の声に耳を傾け、より良い働き方改革を行っていきましょう。特に確認すべきところは、勤務規程・労働時間制度・人事評価制度・勤怠管理・業務管理・申請／承認の方法・情報セキュリティルール・ICT環境などです。その他、日常的な仕事の進め方や労働組合・従業員の考え方についても調査しておく必要があります。社内の制度や業務環境などの現状を把握し、テレワークの導入に向けての修正や新たにルールを定める必要がある箇所などをリストアップしていきます。研修の大きな目的としては、システム・業務ツールの使用方法や変化する制度についての情報を伝達することはもちろん、新しい働き方を導入することによる不安を取り除くことが挙げられますテレワークの基本的な知識や仕事の評価方法を明確にしたり、他社の成功事例を紹介することで、テレワーカーだけでなく周囲の不安も取り除いていきましょう。職場以外の場所で仕事をするテレワークは、場所や時間にとらわれず仕事ができるため、ワーク・ライフ・バランスの実現や生産性の向上につながり、そのメリットは多数。では、どうやって導入すればいいのでしょうか？この記事では、テレワーク導入の具体的な流れや決めておくべきルール、全体に周知（教育研修）する際のポイントなどを解説していきます。他にも、スケジュール管理アプリなどを用いて在席確認や業務状況の確認をすることもできます。出勤・退勤、在席状況、業務進捗状況などを可視化することで、直接顔を合わせていなくても、オフィスで勤務しているときと同じように仕事を進めていくことができます。© 2019 株式会社OKAN / Okan, Inc. All rights reserved.情報共有ツールには、クラウド環境下でデータを管理・共有できるオンライン（クラウド）ストレージサービスや、会議システムアプリのファイル共有サービスなどがあります。利用するシステム方式やテレワーカーの勤務形態によって使いやすいツールが異なりますので、試行段階では自社の状況に合うと考えられるものを導入し、従業員からのフィードバックを参考により良いものを選択するとよいでしょう。また、比較的新しい働き方であるテレワークに対して理解度が高い従業員に参加してもらうと、よりよい意見が得られて成功に近付くでしょう。ただしいずれにしても、実際にテレワークを実施するかどうかは、従業員本人の意思を尊重すべきです。顔が見えないことによるコミュニケーションの減少や、仕事の評価方法などが変化することで、今までと同じように仕事ができるの？と従業員は不安になりがちです。まずは実際にやってみて、試行・評価・改善を繰り返すことで、企業・従業員双方の不安を取り除いていきましょう。上記の導入計画に従って、実際にテレワークを導入するためのルール制定やICT環境の整備を行います。ここまでに社内の現状をしっかりと把握しておくことで、制度変更もしくは新たなルールを定めるべきところ・現在のルールをそのまま適用できるところなどが分かり、スムーズに次の段階へと進めます。この記事では、テレワーク導入の具体的な流れや決めておくべきルール、全体に周知（教育研修）する際のポイントなどを解説していきます。テレワークが可能な仕事は多岐にわたります。ICTを活用してできる仕事であれば、事務職やオペレーター、営業職、研究・開発職など、幅広い職種で導入することができます。職種に限定せず、「この仕事はテレワークでも遂行できる」と業務単位で選定を行っていくのもよいでしょう。テレワーク勤務時には、カフェなど従業員以外の第三者が立ち入る可能性のある場所で作業を行うことがあります。また、従業員同士もインターネットを通じて情報をやり取りすることから、通常は会社内のみで管理している情報資産がインターネット上に流れ、ウイルス感染のリスクが発生しやすくなります。また、持ち運びの容易なノートパソコン端末などで社外に持ち運ぶことから、情報漏洩や紛失・盗難などの脅威にもさらされやすいと言えます。必ずウイルス対策ソフトをインストールする、不審なサイトにアクセスしない、OSは常に最新の状態にするなどまずはこういった脅威やリスクをしっかりと把握し、情報セキュリティに関する方針を打ち出した情報セキュリティポリシーを策定しましょう。これは定期的に見直しを行い、常に最新の情報に対応できるよう改定していく必要があります。どんなオフィスにもフィットする1品100円の食事サービスを導入しませんか？勤務形態は、1日中自宅で働く終日在宅勤務や、午前中はオフィスで勤務し午後からは自宅で働く部分在宅勤務、週に2日はオフィスで勤務し、残り3日は在宅勤務など様々です。従業員の生活スタイルに合わせて多様な選択肢が考えられます。職場以外の場所で仕事をするテレワークも、柔軟な働き方のひとつ。場所や時間にとらわれず仕事ができるため、ワーク・ライフ・バランスの実現や生産性の向上につながり、そのメリットは多数。でも、どうやって導入すればいいのでしょうか？テレワークを利用してスムーズに仕事をするためには、ICT環境の整備が必要不可欠です。少子高齢化や長時間労働が問題になり、働き方改革が叫ばれる昨今の日本。人々の生活や働くスタイルも多様化し、柔軟な働き方に注目が集まっています。テレワーク勤務時の労働時間や労働条件などがこれまでと同じ場合は、既存の規則を変えずにそのまま適用することもできます。頻度が週に1～2日程度であれば、規則を大きく変える必要はないでしょう。モバイルワークの場合は、既存の外出規程を適用することが多いようです。テレワークはお互いの顔が見えない・見えにくい環境で仕事をする分、従業員同士のコミュニケーションがとても重要になってきます。仕事のゴール・成果や各人のスケジュールを可視化する手法や、課題点の共有と解決方法、チームワークを良くするためにどういったコミュニケーションをとる必要があるのかなどについて、従業員同士で顔を合わせて意見交換をする研修方式をとるのもいいでしょう。妊娠・育児・ケガや病気などで通勤が困難な従業員に適している勤務形態です。また、災害発生時などオフィスの利用が困難な場合にも適していると言えます。試行時点や導入初期の段階では、オフィス勤務（これまでの働き方）を基本とした上で、週に1～2日程度など少ない頻度で、テレワークに慣れてもらいましょう。少ない頻度であれば社内のルールを大きく変える必要がなく、上司や同僚とのコミュニケーションにおいても問題が発生することなくテレワークを導入できます。反対に「テレワークでは遂行できない仕事」を把握しておくことも大切です。そういった業務についても、必要に応じてフローを見直しICTを活用することで、テレワークでも遂行可能になり生産性の向上につながるかもしれません。従業員は自宅で業務に従事します。会社とは電話やFAX、インターネット上の会議ツールなどで連絡を取り合って、コミュニケーションを図りながら仕事をします。また、個人情報を取り扱う業務や機密性の高い業務は、情報セキュリティの面から見てテレワークの対象外とした方がよいこともあります。テレワーク導入時には、従業員同士のコミュニケーションがとても重要になってきます。こういった新しい働き方について社内周知をし、従業員の理解を得ることで、テレワーク導入の成功だけでなく企業全体の方向性をより良いものに変えていくことができます。"働く人のライフスタイルを豊かにする！日本一"おせっかい"なOKANのウェブマガジン"従業員に対する教育も、重要な情報セキュリティ対策となります。情報リテラシーや情報セキュリティに関する研修を義務づけるなどして、情報セキュリティの重要性を確実に認識してもらいましょう。データ破損や端末紛失など情報セキュリティ事故へは迅速な対応が重要であるため、事故発生時の流れを常に確認できるようにする日本で初めてテレワークが導入されたと言われているのは、1984年、日本電気（NEC）の事例。結婚や出産を機に退職する女性が多く、その人材流出を防ぐため郊外にサテライトオフィスを設けました。それから30年以上が過ぎ、社会情勢の変動やテクノロジーの発展も目覚ましい現代。会社を離れて仕事をする手段も、どんどん多様化しています。顧客先や移動中の時間を利用して、パソコンや携帯電話、スマートフォンを使って仕事をします。カフェなどで働く場合もモバイルワークに該当します。テレワークを導入するためには、労務管理方法やセキュリティ対策、情報通信システム・機器や執務環境の整備など、準備しなければならない事柄はたくさんあります。何から始めればいいのかわからない、と二の足を踏んでしまいがちですが、まずは「なぜテレワークの導入を検討しているのか」「テレワークを導入することによってどのようなメリットを得たいのか」を明確化しましょう。テレワークを導入する前に決めておくべきルールには、情報セキュリティポリシー・労務管理・勤務規程・社員の教育研修・ICT環境に関するものなどがあります。データ原本のバックアップをとる、パスワードを設定する、端末を持ち出す際は直帰するなど総務省が推奨するテレワークの導入プロセスは、以下のようになっています。もちろん方法はひとつだけではありませんが、下記に沿って目的を意識しながら準備を進めていくことで、最終的に企業・従業員がお互いに「テレワークを導入してよかった」と感じられるでしょう。教育研修において特に伝えるべき項目には以下のようなものがあります。業務のために外出先からオフィスへ戻る移動時間などを有効活用することで、効率アップにつながり、従業員の身体的負担を軽減することもできます。たとえば、営業職の従業員がアポイントとアポイントの合間にパソコンで書類作成などの業務を行う、といったイメージです。重要情報のやり取りを行う際は暗号化する、離席時には必ずロックをかける、カフェなどで作業をする場合は環境に十分注意するなど勤務先以外のオフィススペースやコワーキングスペースなどで仕事をします。仕事をする施設は、従業員の自宅近くや通勤に便利な場所にするのが一般的です。このようなシェアオフィス市場は国内で急拡大しており、働き方改革に伴って多種多様な施設が全国各地に増えてきています。明確化した目的は常に忘れず念頭において、この先のプロセスを進めていきましょう。はじめに明確化した導入目的に合わせて、どれほどの効果があるのか、またどういった課題が発生したのかを明らかにします。テレワーカーに対して、1週間や1か月単位でアンケートやインタビュー調査を実施し、その結果をもとに本格的な導入に向けての計画を立てていくことになります。テレワークのために必要なシステムの構築には、大きく4つの方式が考えられます。それぞれにメリットやデメリット、コスト面での違いなどがあるため、下記を参考に自社の状況に合わせた方式を選択しましょう。テレワークとは、情報通信技術（ICT）を活用し、職場以外で仕事をする働き方のことです。電話やパソコン、インターネットを利用することで、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方が可能になります。「オフィスから離れたところで働く」という意味で、似た言葉にリモートワークがあります。