どの業種・業界でも、「勤怠管理」は通常業務として当たり前に行われていることでしょう。今回は、勤怠管理の重要性や管理項目、方法、注意点などについて解説します。勤怠管理とはそもそもどんな業務なのか、どこに注意すべきかなど、コンプライアンス視点で整理してみましょう。
労務管理をちゃんとやりたい。コンプライアンスを遵守して、未払賃金をなくしたい。フレックス制や裁量労働制など、新しい働き方を導入したい。残業の上限規制や有給休暇の取得義務化をしっかり守りたい。あくまでガイドラインの範囲ではありますが、適切な勤怠管理のためにさまざまな措置を講じることが必要だとわかるでしょう。なお、項目の中で自己申告制の勤怠管理について触れましたが、実際のガイドラインではさらにこと細かに条件が設けられています。実は、労働基準法などをはじめとした法律では「企業は労働者の勤怠を適切に管理すること」などのように明確に義務として明記されていません。つまり、法的な義務はないのです。従業員の勤怠を適切に管理するために、厚生労働省のガイドラインでは始業時刻と終業時刻を使用者が直接管理すること、または客観的に管理することのいずれかが基本となっていることを紹介しました。それでは、そもそも客観的な勤怠管理とはどのようなものを指すのでしょうか。それでは、労働基準法に違反しないようにするにはどうすれば良いかというと、勤怠管理を行っていくほかありません。つまり、労働者の勤怠の適切な管理義務はないものの、実質勤怠管理の責任が使用者にはあるということです。自社の労務管理レベルの向上を目指すなら、「わかっているけど出来ていない」勤怠管理の適正化に一歩踏み出しましょう。また、タイムカードがアナログ式であることから、打刻された時間を確認して、パソコンなどに入力しなければならないものもあります。労働者だけでなく、管理者や労務担当にも負担がかかるのです。資料は無料で忙しい人事担当者の方でも時間をかけずに読むことができます。一方、事務作業がメインでない職種や、デスクワークがあっても外回りなどでそのまま直帰することが多い仕事は、正しく管理ができないためデメリットが多くなります。使用者に労働者の勤怠を適切に把握する法的な義務はないといったものの、勤怠管理の責任の法規は労働基準法違反にあたってしまう可能性があります。それでは、どのようにして勤怠状況を確認するべきなのでしょうか。「ちゃんと調べれば調べるほど、自社の勤怠や給与計算の問題が見つかる」という人事担当の方が多いのではないでしょうか？「MINAGINE就業管理システム」はそのような企業担当者にうってつけのサービスです。ガイドラインに記載されている、パソコンによる管理、ICカードでの管理、タイムカードの管理についてそれぞれの管理の特徴を確認していきましょう。現実的に考えると自己申告制を採用して勤怠管理をしようというのは、先に解説した実働時間との乖離も発生する可能性がありますし、困難といわざるをえません。労務管理の運用の基本は勤怠管理です。勤怠がしっかりできていないと、会社のリスクは増し社員の不満も高まります。しかし、労務管理はしっかりやろうとすればするほど、業務は複雑になり、そこに確かな知識が必要になります。MINAGINE就業管理システムは、給与計算事務の効率化だけでなく、「労務リスクをなくす」ツールとして活用できます。勤怠管理は、労務において必須のようになっていますが、そもそも企業に労働者の勤怠を適切に管理する義務はあるのでしょうか。一方のデメリットは、管理があやふやになってしまう可能性があること。タイムカードの保管方法にもよりますが、同じ場所に保管していると誰でも打刻できてしまいます。仮に本人の代わりに違う人がタイムカードを打刻したとすると、実働時間と差が発生して正しい労働時間の把握ができません。読み取り機に読み込ませるだけなので便利ではありますが、問題はICカードを忘れてしまったり、紛失してしまったりする可能性があること。また、一般の電子マネーをICカードとして採用する方法もありますが、全ての社員が対象のICカードを所持しているとは限りません。メリットは、デスクワークの仕事を管理するのに役立つということ。1日のほとんどが事務作業という職種やシステムエンジニアなどパソコンでの作業がメインの職種であれば、パソコンの使用時間=出退勤の時間とカウントしても実働時間との乖離はほとんどありません。しかし、労働者の権利などを守る労働基準法の内容をみてみると、たとえば以下の内容が記載されています。このように、労働時間や休日出勤など労働基準法では細かな規定があります。仮に規定を無視すれば、労働基準法違反にあたるということ。労働基準法に違反すれば、是正勧告や罰金の対象となります。タイムカードやICカードなど、従業員の出退勤の時間について管理することが当たり前のようになってきています。そもそも、使用者に従業員の勤怠管理の義務はあるのでしょうか。法的な義務の有無から、厚生労働省のガイドラインを基準にした適切な勤怠管理について解説していきます。従業員の勤怠管理についての義務は法的にないといったものの、実質管理は必須のようなものです。労働基準法違反にならないためにも、適切に管理することが望まれます。実質、勤怠の適切な管理は現行法でもおおむね必要なものではありますが、今後法改正によってさらに法的な縛りが強くなり、労働基準監督署による指導の強化などが予想されます。 勤怠システム導入のメリットとデメリット 勤怠 2018.6.6 無料の「労務診断ドック」を受けて、「働き方改革取り組み宣言」しませんか？ 勤怠 2020.4.20 タイムカード打刻の正しいルールとは？ 働き方 2017.8.24 ワークスタイル多様化に対応できていますか？ タイムカードやicカードなど、従業員の出退勤の時間について管理することが当たり前のようになってきています。そもそも、使用者に従業員の勤怠管理の義務はあるのでしょうか。法的な義務の有無から、厚生労働省のガイドラインを基準にした適切な勤怠管理について解説していきます。 従業員の勤怠管理をタイムカードで運用している場合、タイムカードの打刻時間と実際の労働時間でずれが生じる場合があります。今回は、タイムカードの打刻時間と労働時間のずれを適切に対処する方法を紹介していきます。 使用者は、労働基準法第108条及び同法施行規則第54条により、労働者ごとに、労働日数、労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数といった事項を適正に記入しなければならないこと。また、賃金台帳にこれらの事項を記入していない場合や、故意に賃金台帳に虚偽の労働時間数を記入した場合は、同法第120条に基づき、30万円 以下の罰金に処されること。しかし、基本操作は従業員任せになるので、客観的な記録とはなりません。また、入力ミスや不正申告も起こりやすく、適正に管理するのは難しいと言えます。また、固定されたPCでデータを共有する場合は、テレワークなど勤務形態によっては対応できない可能性もあります。以上のことをまとめると、適切な勤怠管理には以下のようなメリットがあると言えます。紙の打刻シートをタイムレコーダーに差し込んで打刻する方法で、1人分の1ヶ月分の勤怠状況を1枚のシートで管理することができます。打刻する端末を購入すれば用紙を補給するだけで済むため低コストで導入でき、操作も簡単なので誰でもすぐに使用することができます。ただし、勤怠管理システムは総じて導入コストがかかりやすく、企業規模や管理体制によってはコストが膨らむ可能性もあります。システム選びの際には、操作性やセキュリティ面など見当しておきたい項目も多く、導入にはある程度の時間もかかります。2019年4月に改正される労働安全衛生法において、「事業者は、労働者の労働時間の状況を把握しなければならない」という条文が追加されることから、今後は管理監督者等の責任者であっても労働時間の適正な把握が義務化されることになります。また、高度プロフェッショナル制度はみなし労働時間制になりませんが、健康確保の措置が求められるので、年間104日の休日取得状況の把握は必要となります。勤怠管理の項目について、労働基準法では規定されていませんが、厚生労働省の「ガイドライン」には「使用者は、労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること」とあります。そのため、必ず以下の項目は把握しておく必要があります。紙のフォーマットで勤怠を管理します。カレンダー仕様のフォーマットを用い、出勤時刻・退勤時刻、残業時間、休憩時間、遅刻、早退、休日取得など、あらゆる情報を書き込みます。アナログ式ながら、1枚のシートに全てをまとめて管理できるという特徴があります。勤怠管理とは、従業員の日々の労働時間を正確に把握するため、出勤、退勤、休憩時間、欠勤・遅刻の状況、休日の取得状況などを管理するものです。ここで記載される「労働基準法第41条に定める者」とは、例えば管理監督者など事業所の責任者を指します。また「みなし労働時間制」は、「事業場外労働のみなし労働時間制」「専門業務型裁量労働制」「企画業務型裁量労働制」があたります。Copyright©OBIC BUSINESS CONSULTANTS CO., LTD. All Rights Reserved.勤怠管理を行う上では、勤怠管理の対象者と管理すべき項目を把握することが大事です。前項で述べたように勤怠管理は全ての従業員が対象になりますが、勤務形態や雇用条件によっては勤怠管理の面で注意しておきたいポイントがあります。