Office365 で Plannerの使用を検討しております。 この機能は、グループを使うことが前提になっていると思いますが、 完了したタスク、完了したプロジェクトのグループのその後の扱い方について ノウハウがありましたらご教授いただけないかと思います。 「バケット」の使い方は「進捗状況」以外の観点でタスクの量を把握したい場合かな？と思っています。例えば開発プロジェクトなら「機能」単位や、営業チームなら「顧客」単位などでしょうか？タスクには「優先順位」があると思いますので、「ラベル」の機能を利用して優先順位を可視化します。これにより、タスクの一覧画面でもタスクの優先順位が色分けでひと目で分かりますので、未割り当てのタスクに対して担当者を指定する場合や、自分で次に取り掛かるタスクを選ぶ場合に、どのタスクから取り掛かれば良いかがスグに判断できます。Office 365 のアプリランチャーに「Planner」が表示されるようになってからしばらく経ちました。「そろそろ Planner をちゃんと使ってみようかな？」という方も増えてきているのでないかと思います。そこで、私が行っている Planner を使ったタスク管理の方法を一例としてご紹介します。また、ドラッグ & ドロップで並び替えを行ない、優先順位が高いタスクを上の方に持ってきておけば更に分かり易くなります。本サイトの内容については、正確性を期するよう努めておりますが、必ずしもその正確性、信頼性、妥当性等を保証するものではありません。近ごろは、もっぱら Office 365 の活用を中心に活動中。Planner に「新しいプラン」を作成すると、「バケット」を自由に作成できる画面が表示されます。そのため、何かしらバケットを作り、タスクの整理をしたくなりますが、何のバケットを作るかで考え込んでしまいます。そこで、いっそのことバケットを作らずに、右上の「グループ化」メニューから「進行状況」ビューに切り替えます。「進行状況」ビューでは、ドラッグ & ドロップでタスクの「開始前」「進行中」「完了」を変更可能です。取り掛かるタスクに担当者を指定した後、ドラッグ & ドロップで「進行中」へ移動させます。こうしたカード形式（カンバン形式）でタスクを管理する場合に、注意深く見ないといけないのは「進行中」のタスクの数かと思います。期限が近づいてくると、慌てて「進行中」に変えてしまうことなどがあるのですが、「進行中」にタスクが大量にある状態では、多くの場合に作業が上手く進まなくなる可能性が高いです。そのため、マネージャなどは「進行中」のタスクの数を意識しながら管理していくことが重要かと思います。2008 年ごろより Microsoft SharePoint を中心に、導入計画～導入～開発～運用～活用などを実施。記載された内容によって生じた損害等の一切の責任を負いかねます。ご自身の判断、責任にてご利用頂きますようお願いいたします。その他、「開始前」に優先順位の高いタスクが多く、「進行中」に優先順位の低いタスクが溜まっている場合もタスクの分担を相談した方が良いですね。こうした判断も、タスクを「ラベル」で色分けしておけばスグに行えます。また、タスクが終わったらタスクにチェックを付けるか、「完了」へドラッグ & ドロップします。とても簡単です。この画面では、あらかじめ「開始前」「進行中」「完了」というステータスで分類されるようになっており、この画面を Planner のタスク管理の基本にします。ただし、使い始めからきちんとバケットを設計するのは難しい場合が多いので、タスクの数が増えてきて、タスク管理の運用が見えてきてからバケットで整理を始めても遅くはないかと思っています。使い方や機能を含め、シンプルだからこそ「どうやって使うか？」を考え理解し、チーム内で認識を合わせておくことが大切となるように感じます。また、「グラフ」表示により、誰が「進行中」のタスクを多く抱えているかが分かりますので、明らかにタスクが多すぎるメンバーがいる場合は、タスクの分担などを相談した方が良いかもしれません。Planner で実現できるタスク管理は、以前からホワイトボードに付箋紙を貼るなどの方法で行われています。とてもシンプルなタスク管理ですが、チーム全体のタスク量や進捗状況、負荷状況などがひと目で分かるので、利用できる場面は多いと思います。ただし、こうしたタスク管理に馴染みがない場合は少し戸惑いもあるかもしれません。Planner の操作・利用方法などは下記の記事へまとめられていますので、Planner 自体の詳しい説明はこちらをご参照ください。
新年度が始まり、新しい組織に変わってこれから色々業務の引継ぎをされる現場の方も多いと思います。 Office 365 機能でも注目度の高い「Planner」を本日は Teams で上手く使うネタをご紹介したいと思います。 そもそも Planner とは Office 365 Business Essentials 以上… ▼ Microsoft To-Do モバイルアプリのアップデート情報▼次に「 Planner で自分に割り当てられたタスクを追跡しますか？」というメッセージが中を見てみます（左に Microsoft To-Do 、右に Microsoft Planner のモバイルアプリを並べてみます。）Microsoft 365 ( Office 365 ) について発信します当ブログは完全に個人の趣味で運営しています。（家族がいるので）限られた短い時間で調査・検証・記事作成をしているので、正確性に欠けている場合があります。また日々変更のあるサービスをネタとして扱っているため、特に古い記事についてはご自身でも調査・検証を行ってください。▼「受信トレイでフラグを設定したメッセージを追跡しますか？」というメッセージが▼左が To-Do で追加したタスク、右が Planner で追加したタスク以前からアナウンスはありましたが、 Microsoft Planner で自分に割り当てられたタスクが、 Microsoft To-Do でも表示されるようになりました。もちろん表示されるだけじゃなくてタスクを完了させたりもできます。これは待望だった人も多いアップデートじゃないでしょうか。（他にもメールでフラグを設定すると Microsoft To-Do にタスクとして追加される機能も）ちゃんとグループ名も表示されているので、どのグループのタスクなのかもわかりますね。プライベートテナントでは Microsoft Planner では家族間で共有すべきタスクしか使っていないのと、僕に振っているタスクが少ないので全体で3件しかありませんが、仕事が忙しい人だとここがズラっと並ぶのでしょうか。公私ともに Microsoft 365 や Power Platform の楽しさを多くの方に伝えられたら、と思っています。プライベートでも Microsoft 365 を契約し、 Power Platform と共に家庭内活用しています。Microsoft To-Do モバイルアプリをアップデートした後にアプリを立ち上げると…では、 Microsoft To-Do の方からタスクを完了させてみます。GW中に物置の掃除を完了させたので「物置」というタスクを Microsoft To-Do 側で完了させました。すると、あと、タスクの詳細画面も Microsoft To-Do で追加したタスクと、 Microsoft Planner のタスクではちょっと違います。メールのフラグの方も「フラグを設定したメール」という項目が追加されてますね。▼同期というよりは、そのまま Microsoft Planner の自分のタスクを Microsoft To-Do に表示させてる感じという事で軽く触ってみました。これで自分のタスクのチェックやステータスの変更は Microsoft To-Do で一元管理ができるようになるので便利になりそうですね。で、 Microsoft To-Do 側から Microsoft Planner のタスクを削除する事ができますが、タスクの追加はできません。 Microsoft Teamsと同社のタスク管理ツール「Planner(プランナー)」を組み合わせることで、効率よくタスク管理が可能になりますl 本記事では、Plannerの基本的な使い方から、Teamsと連携した、効率的なタスク管理方法をご紹介しますので、是非参考にしてください！ 冒頭でも触れましたが、Plannerとは「グループ向けのタスク管理ツール」のことです。他社のグループ向けタスク管理サービスと比べると、タスクをカード化し、タスク状況を視覚的に分かりやすくできるのがPlannerの特徴です。 Planner表示方法 タスク一覧 現在進行中のタスクや期限を迎えているタスクを一覧で確認することができるので、自分のタスクだけではなく、メンバーの状況なども確認して作業を進めていくことができま … 現在のビューが「To Doバーのタスクリスト」表示になっている場合、タスクリストには未完了のタスクのみが表示されます。現在のビューを変更してリスト一覧を確認してください。 Outlook2013での操作手順：【タスクリストを表示する】 [タスク] で [表示] タブの [現在のビュー] で、ビューの変更] をクリックし、[完了] をクリックします。 すべてのアイテムを表示する-完了したか、 単純なリスト または リストの詳細 ] をクリックします。 以前からアナウンスはありましたが、 Microsoft Planner で自分に割り当てられたタスクが、 Microsoft To-Do でも表示されるようになりました。もちろん表示されるだけじゃなくてタスクを完了させたりも … Office 365 のアプリランチャーに「Planner」が表示されるようになってからしばらく経ちました。「そろそろ Planner をちゃんと使ってみようかな？」という方も増えてきているのでないかと思います。そこで、私が行っている Planner を使ったタスク管理の方法を一例としてご紹介します。