遠隔地と効率的にコミュニケーションを取るには、Web会議やテレビ会議を利用するのがおすすめだ。費用が抑えられること、顔を見て話ができることなどメリットは多い。電話、メール、出張などとの比較してみても、利点として勝る部分は多いだろう。 2017年7月24日に政府の掛け声で実施された「テレワーク・デイ」は、より馴染みのある言葉に置き換えると「リモートワーク」のことです。これは、2020年に開催される東京五輪の開催時に交通混雑などを回避するためのリモートワークを、今のうちから始めておこう、という主旨により実施されました。一部地域に住んでいる出勤が可能な社員よりも、企業の求める能力を有している遠隔の社員を登用した方が、企業の成長率アップが期待できるでしょう。このように、政府をあげて推奨されはじめているリモートワークを実施するには、「遠隔コミュニケーション」が必須です。そこには、どのようなメリット・懸念点があるのでしょうか。今回は、遠隔コミュニケーションを円滑に進めるために知っておくべきメリット・懸念点とともに、意識したいポイント、シチュエーション別のおすすめツールをまとめました。遠隔コミュニケーションの場合、近くにいれば口頭確認で済むような事柄に関しても、メールやチャットツールを使ったコミュニケーションがメインになります。そのため、メールやチャットに気が付かなかった場合、コミュニケーションの速度が低下してしまいます。【成長の仕組みを言語化！】 DXにより、商談獲得生産性3倍、マーケティングROI400％成長！ 社員約150人のウィルゲートで実現した、成長を続ける戦略・戦術を解説例えば、社内の備品や会議室など全員分必要だったものが一部削減されることで、より投資すべきことに注力した投資が実現できます。遠隔コミュニケーションにより、従業員は必ずしも会社で仕事をする必要がなくなります。速度を維持したコミュニケーションを取りたい場合は、チャット対応時間をあらかじめお互いに決めておく、ビデオミーティングや電話に切り替えるなどの対策が必要です。遠隔コミュニケーションの大きな懸念点のひとつとして、コミュニケーションの速度の低下が挙げられます。カレンダーを見ればお互いの進捗状況を把握できる仕組み作りをする、3日程度に1度と短いスパンで定期的に進捗確認をする時間を設けるなど、仕組み化してしまうのがおすすめです。遠隔でもコミュニケーションを取れるようになると、企業の物理的なリソースが節約されます。これは、共有の時間を意識的に設ける、日々の進捗や業務内容などの簡単な日報を専用チャットに投稿するなどの対策を意識的に行えば解決できます。最近「働き方改革」のもと「ノー残業デー」「テレワーク・デイ」などが注目されています。常にチャット上でメッセージのやり取りをしている場合を除き、基本的には業務進捗を確認しづらいことも懸念点として挙げられます。「進捗がわからないまま期限が近づき、結果として業務が終わらなかった」となってはリモートワークは成り立ちません。LOVELETTER WORKS株式会社 代表取締役。ferret編集部卒業後、沖縄に移住しライティングや編集などを中心とした事業を展開。会社への出退勤時間と通勤コストが削減に加え、各々の家庭の事情に合わせて柔軟に勤務時間の変更も可能です。遠隔コミュニケーションを企業に取り入れると、住んでいる場所にかかわらず人材を登用できるようになります。BtoBビジネスで勝てるマーケティングのノウハウを1冊の資料にまとめました。（全65ページ） 仕事から離れた場でコミュニケーションを活性化させるという方法もあります。 代表的なのが「飲み会」や社員旅行でしょう。 しかし、最近はアフターファイブのつきあいを嫌う人が多くなっていますし、特に社員旅行は敬遠されがち。
いきなり全社的に導入するのはハードルが高いのであれば、部署を限定して導入するなど、段階的導入を試みましょう。こうした状況の中にいる求職者が、できるだけ金銭的そしてスケジュール的に負担の軽い選考プロセスを選ぶであろうことは容易に想像できるでしょう。いかにその企業に興味関心を持っていたとしても、応募を躊躇してしまうかもしれず、これでは企業にとって非常にもったいない機会損失となってしまいます。遠隔授業で成功した10の事例から学ぶ、教育業界のICT導入とはボット機能が搭載されており、社内の人からの質問などにも自動応答してくれ、不明事項の解決にも非常に役にたつ機能が実装されています。遠隔コミュニケーションは、採用面接の場においても、ますます活用されるようになることが今後は想定されています。その際は、応募者と直接話すことができないので、いかに有能な人材と判断することが難しくなります。育児や介護といったライフイベントと仕事の両立や、出社・退社の時間を自らの希望にカスタマイズできるフレックス制など、一人ひとりのワークライフバランス（仕事とプライベートの調和）に重きをおく企業も増えてきました。遠隔コミュニケーションによるリモートワークに取り組むことで、「時間外労働等改善助成金（テレワークコース）」や「ふるさとテレワーク推進事業」といった助成金を受け取ることができます。ウェブ会議ツールにも様々な特徴があり、シンプルなインターフェースや、通信の圧縮技術、ウェブ会議に入ることのできる人数など様々な違いがあり、自社の抱える課題に基づいた要件定義を行い、選定することが大切です。一方で、遠隔コミュニケーションにおいてはKPIを各メンバーまで落とし込んで、明確化及び「見える化」しないとその達成が危ぶまれることが少なからずあると思われます。遠隔コミュニケーションは勤務する時間帯を自分で決めることができるというのも大きな魅力ですが、複数のメンバーとプロジェクトを組むなどという場合には、ミーティングを設定しにくいというデメリットがあります。事故や災害などが発生した際に、自社の事業を継続させること、また事業の一時中断がなされたとしても、いかに素早く再開させることができるかは極めて重要です。遠隔コミュニケーションを導入することで、これまで会議や打ち合わせにかけていた時間を大幅に圧縮することが可能になります。会議場所への移動や準備時間を削減できることはもちろんですが、遠隔コミュニケーションツールは、会議時間そのものも短縮させるメリットを持っています。このように、多様化する働き方を実現する方法の一つである「遠隔コミュニケーション」ですが、ただやみくもに制度やツールを導入して成り立つものではありません。一般的に、企業経営において人件費の次に大きなコストは、オフィス賃料などの固定費と言われています。最後に、導入する場合にどのようなツールを選べばよいか判断する材料として、おすすめのツールをご紹介します。シンプルで使いやすいものや機能性が高いものなど円滑な遠隔コミュニケーションをサポートするツールを厳選しています。ぜひ参考にしてください。画質は世界最高レベル。資料やPC画面も共有することにより、リアルな会議さながらの議論を行うことができます。しかし、遠隔コミュニケーションは万能な方法ではなく経費節減や生産性の向上といった多くのメリットがある一方で、コミュニケーションやチーム内の権限管理の難しさなどのデメリットも存在していることも確かなのです。V-CUBE ミーティング、zoom、Skype、Whereby など近年、こうした「仕事と生活の調和」を目指したワークライフバランスの推進が活発化していることもあり、通勤に対するストレスの軽減や労働環境の改善などに対して企業には対策が求められています。また、Atlassianには他のサービスもあり、開発やデザインを行うためのプロジェクト管理ツール「JIRA」や、ここの従業員が自身のタスク管理でも利用できる「Trello」との連携などができることが大きな強みです。対象企業は非常に幅広く、2019年3月段階で約22万社の企業に愛用され、企業の効率的なコミュニケーションの実現を後押しされています。そのような場合は、定期的に短い時間のWeb会議などの顔の見える遠隔コミュニケーションをチームメンバーと行い、顔の見えない状態でのコミュニケーションで発生する齟齬の調整、軋轢が発生しても心の距離を近づける努力を意識的にする、そのようなことが大切です。個人でWeb会議に入る場合は、パソコン内蔵のカメラで基本的には問題はありません。一方で、専用のカメラを用いることによってカメラが写す角度が異なったり、マイクの集音範囲が異なるなど様々な違いが出てきます。遠隔コミュニケーションを上手く取り入れることは、従業員はもちろん企業にとっても大きなメリットを得ることができます。経費の削減や離職率の低下、さらには人材不足が嘆かれる昨今において優秀な人材の確保に繋がります。そのため自社内システムが外部からの攻撃対象となったとしても、情報が漏れにくく、以前ほどセキュリティの心配はなくなったと言えます。とはいえ、セキュリティシステムについての勉強会や研修をあらかじめ行い、従業員に意識づけをしてもらうことなども安全に遠隔コミュニケーションを行う上では大切なことです。自社の規模に合わせてプランを選択できるのが、「Zoom ミーティング」の特徴です。プランによっては最大1000人まで1つのWeb会議に参加することが可能な上に、最大49人分の映像を同時に画面に表示できるという、大規模な会議にも向く仕様。社内外で大規模な会議を行うことがあるという企業におすすめです。また、全ての会議が暗号化される仕組みになっているため、セキュリティ面も安心。会議の際には、オプションであるアンケート機能や質疑応答機能といった便利な機能も活用することで、臨場感のある会議を実現できることでしょう。採用側がより詳細で多くの情報を得るためには、遠隔コミュニケーションでも高品質・高音声で通信が安定したWeb会議のシステム等を用いることで、対面の面接とのギャップをなくす取り組みが大切になるでしょう。遠隔コミュニケーションを運用することは、企業にとって大きなメリットがあることがわかりました。ここまでお読みいただけば、遠隔コミュニケーションがリモートワーク成功のカギを握っていることはお分かりいただけたと思います。災害時には交通手段や水道・電気の供給が閉ざされることにより、業務を遂行できなくなることが想定されます。最近では、自社情報を蓄積したサーバを自社内システムに置くオンプレミスが主流であった時代とは異なり、情報格納先を外部ベンダーに委託したクラウドが一般的になりました。メンバー全員の勤務スケジュールを常にカレンダーで確認、社内の知識を特定のツールに蓄積することによって、勤務時間外の人に依存しないで働ける状況を作る必要があります。なお同調査では、就活にかかった費用の総額を全国平均で16万1,312円とも公開しています。会議室や、重要なウェブ商談などを行う場合、専用のウェブカメラツールなどを用いることでストレスなく遠隔コミュニケーションを実現することができます。しかし、遠隔コミュニケーションにも目的や種類が多数ある中で、どれでも良いからとりあえず導入するといった見切り発車は確実に失敗の元となります。ウェブカメラがウェブ会議に必要なハードであり、視覚的な遠隔コミュニケーションを行うにはソフトウェアも必要になります。最近のパソコンではカメラやソフトが内蔵されているものが多くなってきましたが、やはり専門ツールには敵いません。チャットであれ電話であれ、パソコンやモバイル端末などのデバイスを使って、今目の前にいない人とやり取りを交わすことを指します。 仕事のメール送受信も、顔が見えない相手とのやり取りですので、同様に遠隔コミュニケーションと言えるでしょう。では、遠隔コミュニケーションを実現するおすすめチャットツールにはどのようなツールがあるでしょうか。KGIを達成するための中間達成目標的な位置づけのKPIですが、お互い顔を合わせて勤務しているのであれは、折に触れて上長などからのチェックが入ることもあり、ことさらKPIを意識する局面はそれほどないでしょう。【2020年7月最新】オンライン授業とは？メリットと導入の注意点、おすすめツールを紹介1日に出社する社員の人数ベースでオフィス選びができるので、今よりも面積が小さく賃料の安いテナントでも、十分オフィス機能を維持できます。災害時の対応を社内拡散するための意思決定会議や、重要な経営会議も、いざという時にはWeb会議や通話システムで乗り切ることも可能です。遠隔コミュニケーションが導入されていれば、社員は自宅など安全性が確保された場所で、引き続き企業情報へのアクセスを確保することができます。遠隔コミュニケーションとは、物理的に離れたところにいる相手と、ツールを活用することによって音声や映像を通じたコミュニケーションを取ることを言います。音質や画質の高さはもちろんですが、「Gmail」や「Googleカレンダー」といった外部のツールとも連携して活用することで、会議参加者のスケジュール日程の調整もスムーズに行えるようになっています。本章では、遠隔コミュニケーションが企業にとってどのようなメリットをもたらすのか、その目的や背景について詳しく見ていきましょう。オフィスにいる社員と遠隔でコミュニケーションを取れるようになると、全員が必ずしも出社する必要がないので、必然的に企業の経費削減に繋がります。近年、個人のライフスタイルに合わせた働き方に注目が集まっています。日報や議事録をテンプレート機能で簡単に作成でき、他のツールとの連携機能も充実しているため、技術に関する込み入った用件等も共有しやすいのが特徴です。そのため、主にエンジニアの多い組織で利用されているようです。従来対面で行なっていた採用面接に遠隔コミュニケーションを導入することによって、求職者の金銭的・スケジュール的な負担を減らすことができ、結果的に十分な人材の確保につながります。CRMやマーケティングソフトウェア、Googleスプレッドシートなどとのツール連携が簡単に可能で、社内コミュニケーションが非常に効率化され、組織のコミュニケーションのハブとしてコミュニケーション改善に繋がります。定期的にKPIの達成状況を確認することを管理職へ意識づけ、今までとは異なった管理能力を習得してもらう必要にが出てきます。また、通勤時間などを遠隔コミュニケーションで減らし、家庭環境の充実することによって健康でストレスの少ない生活を送ることができます。そこで遠隔コミュニケーションによる採用が制度化されていれば、場所や資金に起因する転職希望者の不安を取り除くことができます。また遠方にいる人材や、家庭の都合により頻繁な外出が難しい優秀な人材の積極的な採用を期待することでき、より多くの人材の確保を図ることができる可能性が高くなるのです。また、録画機能を活用すれば、その場にいない関係者への情報共有もでき、次のアクションに繋がる判断を無駄なくできるようになります。ぜひこの機会にぜひ、V-CUBEミーティングの導入を検討してみましょう。V-CUBEミーティングは、国内Web会議市場で13年連続シェアNO.1(※)を獲得しているブイキューブが販売する、世界最高品質の映像と音声を誇るクラウド型のWeb会議サービスです。さらに営業職やリサーチ業務など、いつ顧客企業から連絡をもらうか想定できない職種の場合は、遠隔コミュニケーションツールを活用することで迅速なクライアント対応を実現することで生産性の向上に貢献します。また、私たちが普段使用しているLINEやFacebookも、遠隔コミュニケーションツールということができます。実際に、自社で下記のようなツールを導入している企業は少なくないかもしれません。通常の面接であれば、応募者の立ち振る舞いや表情の変化などから、活躍人材であるか否かを判定できることもあるでしょう。しかしながら遠隔コミュニケーションを用いた画面越しの面接の場合、そうしたヒントは最小限に止まり察知することが非常に困難です。遠隔コミュニケーション導入の際に生ずる大きな問題は、社員が社外の端末を用いて仕事をすることで、内部情報の漏えいのリスクに晒される点です。社員の端末がウィルス感染や覗き見といった被害に合わないよう、システムのセキュリティ強度を高めておく必要があるでしょう。遠隔コミュニケーションを導入すると、育児をしながら、あるいは介護をしながら在宅で勤務することが可能になります。遠隔コミュニケーションに欠かすことのできないのがチャットツールです。遠隔コミュニケーションを推進し、オフィスに固定席を設けず、フリーアドレス化することによって、在籍人数以下の席数でオフィスを設けることも可能です。何度か顔を合わせた人同士でも、遠隔コミュニケーションを行った際のコミュニケーションに違和感を覚える場合があるとの意見もあります。特にチャットツールのように相手の顔が見えない手段の場合、互いの些細な言葉に反応してしまい、関係に軋轢が生じるといった問題点が指摘されています。例えば国内IT企業大手では、紙の資料を代わりに前もって資料のファイルを送付し、内容を把握して会議に出席してもらうことで、会議にかける時間を大幅に短縮したケースがあります。このことで、業務時間の効率化が図られ、生産性の向上はもとより、残業時間の短縮にもつながるなどの相乗効果が期待できるのです。本章では、自社にとって有益となる遠隔コミュニケーションの活用のために、導入担当者が注意すべき点について整理します。